Главная Каталог статей Полезные ссылки Поиск по сайту Гостевая книга Добавить статью

Меню

Главная arrow Лекции arrow Лекции по курсу "Менеджмент персонала" 

Лекция 14.Тема: Информационное обеспечение управления персоналом
07.02.2010 г.

Как нам уже понятно, процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Говоря языком теории, информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации.

Также информационное обеспечение управления персоналом можно определить как совокупность систем классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в системе управления персоналом.

По традиции, информационное обеспечение принято подразделять на так называемое внемашинное и внутримашинное.

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу на машинных носителях, а также систему специализированных программ для накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

 

1. Понятие информационной системы

 

 

В широком смысле информационная система – это совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

В узком смысле информационной системой называют только часть указанных компонентов – базы данных, специализированные программы (а чаще это комплекс программ), предназначенных для организации и ведения баз данных, и другие специализированные прикладные программы.

Автоматизированная информационная система (АИС) обычно определяется как совокупность программно-аппаратных средств, предназначенных для автоматизации деятельности, связанной с хранением, передачей и обработкой информации.

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления.

Классическими примерами информационных систем являются банковские системы, автоматизированные системы управления предприятиями, системы резервирования авиационных или железнодорожных билетов, медицинские информационные системы, предназначенные для использования в лечебном учреждении и т.д.

Весьма удобно, что современные системы управления базами данных обладают широкими возможностями резервного копирования и архивации данных, параллельной обработки информации и т.д.

Все информационные системы, предназначенные для выполнения функций менеджмента,  относят к экономическим.

 

Начисление заработной платы с помощью ЭВМ началась еще в 50-е гг ХХ века. С помощью первых компьютеров решались и другие задачи в организации, связанные с необходимостью переработки больших информационных массивов.

Уже в 60-е годы возникает идея комплексной автоматизации управления предприятиями и интеграции информационного обеспечения на основе баз данных. Реальностью автоматизированные системы управления стали в 70-е годы на базе ЭВМ 3-го поколения, которые позволили создавать вычислительные системы с распределенной терминальной сетью. Однако недостаточное быстродействие и надежность вычислительных машин, отсутствие гибких средств реализации информационных потребностей пользователей не смогли превратить эти системы в инструмент коренного повышения эффективности управления предприятиями.

80-годы отмечены внедрением персональных ЭВМ в практику работы управленческих работников, созданием широкого набора автоматизированных рабочих мест с удобными для пользователей приложения. Однако рассредоточение системы в виде отдельных автоматизированных рабочих мест, локальная («островная») автоматизация не способствовали интеграции управленческих функций и, как следствие, существенному повышению эффективности управления организацией.

Для 90-х годов характерно более активное развитие телекоммуникационных средств, которое привело к созданию гибких локальных и глобальных вычислительных сетей, предопределивших возможность разработки и внедрения уже корпоративных экономических информационных систем, которые объединяют возможности систем комплексной автоматизации управления 70-х и локальной автоматизации 80-х.

Методологическую основу проектирования экономических информационных систем составляет системный подход, в соответствии с которым, как вы знаете, любая система представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, функционирующих совместно для достижения общей цели.

 

2. Автоматизированные системы управления персоналом (Human Resource systems).

С появлением первых средств автоматизации были разработаны и первые программы учета и управления персоналом, число которые в разных странах сейчас исчисляются сотнями.

 

Если говорить об Украине, то в бывшем СССР каждое уважающее себя предприятие или организация, имевшие собственный отдел автоматизированных систем управления, еще в 1980-е гг. пользовались программами учета персонала собственной разработки.

Существующие в настоящее время на рынке автоматизированные системы управления персоналом (не учитывая до сих пор эксплуатируемые на ряде предприятий локальные автоматизированные рабочие места от многочисленных мелких разработчиков) по их функциональной направленности можно разделить на следующие основные группы:

- многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия;

- экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;

- программы расчета зарплаты;

-комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутриорганизации, рассчитывать зарплату.

 

В частности, с помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества претендента на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов организации. Такие программы позволяют достаточно эффективно (с формальной точки зрения) отбирать перспективных специалистов. Подобные системы достаточно дороги, их имеет смысл использовать только для крупных предприятий при наличии на них большого количества вакансий. Эти системы не позволяют автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых служб.

Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы в любой организации. В первую очередь, такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой организации, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии. Поэтому немаловажным фактором условий использования систем управления персоналом является также возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и управления предприятием.

 

И так, современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов.

Обычно кадровая информация хранится разрозненно, чаще в бумажном виде, и для того чтобы провести какую-либо статистику или аналитику движения персонала в организации приходится потратить несколько дней. Существуют оценки, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени.

Рассмотрим, например, процесс приема на работу и оформления личных данных сотрудника. Обычно работник предоставляет персональные данные, которые вкладываются в его личное дело: анкета, автобиография, копии документов об образовании, результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу и т.д. Все это хранится в отдельной папке, к которой впоследствии будут подшиваться новые документы. В организациях, где работают от тысячи человек и выше, оперативное получение личной информации о сотруднике при такой организации дел – сложная задача.

 

Таким образом, информационная система управления персоналом предназначена для хранения и мгновенного получения всех необходимых сведений о сотрудниках. Также она позволяет вести табель учета рабочих, выходных, больничных и отпускных дней, рассчитывать заработную плату сотрудников, начислять премии, взыскивать штрафы, формировать различную отчетность. Расчет зарплаты производится на основании данных об окладе сотрудника и сведений из табеля за расчетный период. Все данные по рассчитанной заработной плате переносятся в архив системы, на их основании составляются отчеты. Единая система управления кадрами включает и поддержку стандартных функций кадрового делопроизводства (прием на работу, увольнение, перемещение, назначение отпуска и т.д.).

И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

Рассмотрим преимущества автоматизированных информационных систем управления персоналом. Майкл Армстронг в книге «Практика управления человеческими ресурсами» отмечает, что подобная система может:

- дать возможность отделу персонала оказывать большую помощь линейным руководителям;

- обеспечить канал для связи различных аспектов политики в отношении персонала и процессов по всей организации, тем самым способствуя развитию комплексного и последовательного подхода к управлению персоналом;

- предоставить необходимые данные для принятия стратегических решений в сфере управления персоналом, давая возможность связанным с этой сферой работникам быстро получать и анализировать информацию с целью проверить свои идеи и планы. Способствует выявлению преимуществ стратегий управления персоналом в терминах, которые можно признать с точки зрения коммерческой деятельности, например, добавленная стоимость, а не просто сокращения расходов;

- сократить объем работы отдела человеческих ресурсов, устраняя несущественные задачи, в тоже время, позволяя отделу эффективно способствовать управлению.

В полном объеме этих преимуществ можно достичь только в случае, если потребности в информации о человеческих ресурсах рассматриваются со стратегической, организационной, корпоративной точки зрения. Если система используется просто для автоматизации отдельных аспектов управления персоналом, например, только делопроизводства, учета посещаемости,  оценки работы и т.д., она не реализует свой потенциал.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований:

- рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов;

- возможность машинной обработки информации, содержащейся в бумажных документах и в электронных документах;

- необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

 

Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать - то что.

В редких случаях, при грамотной разработке, собственные системы бывают дешевле и эффективнее готовых программных продуктов. Но преимущественно, то, что разработано или разрабатывается сейчас на украинских предприятиях, является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала предприятия и требует постоянной переработки. И это не вина отделов автоматизированных систем управления, это объективный процесс. Информационные системы, выросшие из автоматизации рабочих мест советских бухгалтеров, несут в себе эти следы. Решив функции автоматизации бухгалтерии, они только начали движение в направлении производства, управления персоналом, систем принятия управленческих решений, а это задачи, по качественным и количественным параметрам, несравнимые с бухгалтерским учетом.

HR-модули систем класса mySAP [Эс-Эй-Пи] Business Suite [swi:t] или Oracle E-Business Suite отличаются большей функциональностью, возможностью реализовывать «сквозные» бизнес-процессы, исключить, двойной ввод данных и т.д. Для крупной компании это важно.

 

Для среднего рынка популярны программные решения на основе Microsoft Dynamics, разработки Робертсон и Блумс Корпорейшн - «RB HR & Payroll - Управление кадрами и Зарплата» и российские системы, например «1С:Предприятие», «1С:Зарплата и управление персоналом», «БОСС-Кадровик».

Из-за необходимости приобретать лицензии на использование программного обеспечения Microsoft многие предприятия для использования информационных систем предпочитают переходить на операционные  системы Linux (Unix).

Также программное обеспечение на платформе Linux (Unix) весьма нетребовательно к ресурсам компьютеров и серверов и может работать на устаревшем оборудовании, а это снижение затрат на модернизацию парка компьютерной техники.

Устранение проблем связанных с вирусами и троянскими программами. При работе под  операционной системой на основе линуксовского ядра нет необходимости в покупке антивирусного ПО для клиентских компьютеров.

 

Многие компании-разработчики продвигают и продают комплексные финансово-управленческие системы, в состав которых входит модуль по управлению человеческими ресурсами. То есть, чтобы автоматизировать управление кадрами, клиенту необходимо купить всю, иначе инвестиции в информационные технологии будут неэффективны (так называемая «кусочная» автоматизация).

Разумеется, для внедрения всех этих систем требуется помощь специалистов, консультантов. Успешное внедрение системы зависит от многих факторов. Изначально она представляет собой некий шаблон. Дальше следует выяснение требований заказчика и доработка системы в соответствии с ними.

Эффективная автоматизированная система управления персоналом должна соответствовать, как минимум, следующим параметрам:

- удовлетворять потребности организации;

- быть удобной в пользовании;

- гибкой (т.е. должна быть совместимой с различными операционными системами, должны быть совместимые системы кодирования, она должна позволять менять свою конфигурацию в достаточных пределах, достраиваться с помощью нужных организации прикладных програм);

- предоставлять достаточные возможности для составления отчетов;

- в ней должно быть соответствие цены и качества;

- должна обеспечиваться серьезная поддержка со стороны поставщика;

- должна быть надежной.

 

 

 

 

3. Системы электронного документооборота.

Документооборот традиционно определяется как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Данный термин используется в «бумажном» делопроизводстве и его использование в информационных технологиях без детализации не совсем корректно. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства – формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнения и формированию соответствующей отчетности.

Системы электронного документооборота (СЭД) – это специальное ПО, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде. Благодаря СЭД документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск.

Изначально СЭД создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными наборами документов и задач, СЭД демонстрируют только в последнее время. «Традиционные» СЭД все еще тяготеют к автоматизации узкой сферы «канцелярского» документооборота. Поэтому делая выбор СЭД, советуют избегать чисто «канцелярских» СЭД – их функциональности будет явно недостаточно, более того, придется тратить дополнительные силы и средства на интеграцию таких систем с другими корпоративными приложениями.

 

Системы электронного документооборота имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низким уровнем знаний. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

Во-первых, переход можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную почту. Модель работы электронной почты достаточно понятна, люди легко к ней привыкают. Затем можно построить несложную интранет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интранет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно), чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота. В этом смысле определенное преимущество предоставляет среда Lotus Notes, в которой указанные компоненты содержатся в базовой поставке. Если же установили, к примеру, почту на основе Outlook Express и SMTP/POP3-сервера, а потом — систему документооборота, в которой имеется интегрированный клиент, работающий по протоколу MAPI, то придется приучать людей к другому клиентскому ПО с его особенностями, переносить все существующие почтовые ящики из одной системы в другую и т. д.

Во-вторых, на этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать «отстающим» осваивать новую безбумажную технологию работы. Это должны быть дружелюбные люди, мотивированные не стремлением показать свое превосходство над окружающими, а, наоборот, желанием помочь другим легче освоить то, что сами они уже знают. В соответствии с этим принципом должны быть организованы курсы обучения. Очень полезно, чтобы изначально курсы были практически добровольными. Сотрудники, пришедшие на курсы по своей воле, при правильном подходе к их организации, будут достаточно увлечены, чтобы стать вашими верными сторонниками. Затем, при массовом внедрении, обучение должно стать обязательным, однако к тому времени у людей уже возникнет интерес и появится определенная информация, которую они получили от тех, кто первым прошел обучение.

Есть еще так называемый фактор директора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. Руководители такого типа предпочитают иметь дело с живыми людьми, постоянно вызывая их к себе «на ковер», а не с документами, в содержание которых необходимо вникать.

В общем, система электронного документооборота должна помогать в решении следующих задач:

- повышение эффективности управления бизнес-процессами (потоками задач и потоками информации) за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;

- сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;

- создание единого информационного пространства предприятия (координация работ и коллективное взаимодействие);

- электронный архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний);

- обеспечение надежности учета и хранения документов;

- организация эффективной защиты информации.

Электронный документооборот позволяет получать количественные оценки эффективности работы сотрудников, обеспечивает поддержку в рабочем состоянии и выполнение разработанных процедур, соблюдение требований стандартов управления качеством.

Система автоматизации документооборота достаточно сложный механизм и скорее не имеет смысла говорить просто об отдельном программном продукте, как о системе автоматизации документооборота организации. Система документооборота организации включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями.

Базовой единицей в системе электронного документооборота является электронный документ. Это электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, электронно-графической подписью или иным аналогом собственноручной подписи.

Но юридическую значимость электронному документу придает только такой реквизит к нему, как электронная цифровая подпись, которая удостоверяет, что документ создан именно пользователем, на его компьютере, и не был потом изменен кем-либо.

 По сути это – криптографичекский алгоритм, который генерируется к конкретному документу.

Электронная    цифровая   подпись налагается  посредством  личного  ключа, который рекомендуют хранить на съемных носителях, и проверяется с  помощью открытого ключа, который передается адресату.

 Чтобы отрытый ключи не подменяли, применяется их сертификация – то есть  специальный сертификационный центр выдает электронный или печатный документ, подтверждающий принадлежность владельцу открытого ключа.

Юридически, электронная подпись равнозначна собственноручной подписи или печати в документе на бумажном носителе.

 

 

Современный подход к выбору лучшей СЭД организации предполагает одновременный учет сразу нескольких важных критериев при оценке таких систем.

Лучшая система электронного документооборота предприятия должна сочетать в себе целый набор важных качеств:

Обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел

Ведение всей истории работы с документами

Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования

Безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS

Средства групповой работы с документами и проектами

Работа с платежными документами, ведение платежного статуса документов

Календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами

Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов

Реализация на web-технологиях.

 

Корпоративная компьютерная сеть.

Корпоративная компьютерная сеть – это интегрированная, многомашинная, распределенная система одного предприятия, имеющего территориальную рассредоточенность, состоящая из взаимодействующих локальных компьютерных сетей структурных подразделений и подсистемы связи для передачи информации[1]. Построение корпоративной компьютерной сети обеспечивает:

-     реализацию унифицированного доступа специалистов отдела к коммуникационным ресурсам;

-     единое централизованное управление, администрирование и техническое обслуживание информационно-коммуникационных ресурсов;

-       организацию доступа к структурированной информации в режимах on – line и off – line;

-       организацию единой системы электронной почты и электронного документооборота;

-       защиту электронной почты на основе международных стандартов с созданием защищенных шлюзов в существующие сети передачи данных, работающих по протоколам РОРЗ, SMTP, UUCP;

-       организацию глобальной службы каталогов в интересах абонентов   корпоративной   компьютерной   сети   на   базе   протокола Х.500;

-       реализацию единого пользовательского интерфейса, предоставляющего пользователям средства работы с коммуникационными ресурсами корпоративной компьютерной сети;

-       взаимодействие корпоративной сети организации с бизнес системами других организаций, вычислительными сетями государственных   учреждений,   финансово-кредитных   органов,   участвующих в информационном обмене на правах абонентов телекоммуникационной корпоративной системы;

-       функциональную наращиваемость, обеспечивающую построение корпоративной компьютерной сети, как постоянно развивающейся и совершенствующейся, открытой для внедрения новых аппаратно-программных ресурсов, позволяющих развивать и совершенствовать состав и качество информационно-коммуникационных услуг без нарушения нормального функционирования сети.

 

 


[1] Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов /Под ред. проф. Г. А. Титоренко. -2-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. с. 19

 

 
« Пред.   След. »